En pratique / Comment?
L'OCB Gathering se tiendra sur ZoomPro Meeting, avec une interprétation simultanée en anglais, français, arabe et portugais, comme les années précédentes. Les caméras des participants devraient être activées par défaut, pour donner une impression d'Ubuntu, mais les microphones des participants seront coupés par défaut, pour permettre à le facilitateur en ligne de donner, et de reprendre (!) la parole.
Il n'y aura pas de rassemblement important de membres du Conseil d'Administration d'OCB, de représentants sur le terrain, de chefs de mission, de MedCos, de sections partenaires et de personnel de l'ensemble du mouvement physiquement présents à Bruxelles : seulement les membres associatifs Belges et le personnel. L'événement ne sera pas modéré par un facilitateur dans une salle de réunion à Bruxelles, mais par un facilitateur en ligne, qui donnera la parole aux responsables des sessions dans plusieurs endroits.
Pour les débats et les motions, par exemple, le modérateur, les présentateurs et les panélistes peuvent se joindre virtuellement depuis l'endroit où ils se trouvent, ou même se rassembler dans un bureau de MSF s'ils se trouvent à proximité, comme ils le souhaitent.
Participants individuels
Les participants qui se connecteront individuellement - c'est-à-dire que personne d'autre n'est physiquement présent dans la salle avec eux - pourront choisir leur langue comme d'habitude. Ils doivent trouver une salle calme et bien éclairée, disposant de la meilleure connexion internet possible, et d'un casque avec microphone intégré pour un son optimal.
Participants en groupe
Les participants qui se joindront à un groupe - c'est-à-dire plusieurs personnes physiquement présentes dans la même salle et partageant le même appareil - doivent décider à l'avance de la langue de leur salle et s'y tenir le jour J (car il n'est pas possible de faire parler quelqu'un dans une langue et de faire écouter aux autres participants l'interprétation simultanée dans une autre langue dans la même salle, sans que les auditeurs aient besoin d'appareils et d'écouteurs individuels, ce qui serait encombrant et irait à l'encontre de l'idée de s'inscrire en tant que groupe). Ils devront identifier un facilitateur dans la salle, par exemple le coordinateur associatif local, qui gérera la technique et le logiciel ZoomPro Meeting, qui lèvera sa main "virtuelle" si quelqu'un dans sa salle souhaite prendre la parole, qui activera le micro lorsque la parole sera donnée à sa salle, qui s'assurera que la personne qui parle depuis sa salle se tient bien devant la caméra et parle dans le micro, qui interagira dans le chat de la réunion, etc.
Préparation / Quoi?
Nous encourageons le plus grand nombre d'entre vous de participer en groupe dans votre lieu de travail. Identifiez une salle, travaillez avec les IT pour assurer une connectivité internet optimale et les options vidéo/audio tout en étant connecté à ZoomPro Meeting - cela peut être simplement un ordinateur portable avec un microphone/haut-parleur à réduction d'écho, ou un système audio/visuel intégré dans une salle de réunion de bureau. Identifiez un facilitateur dans la salle et entraînez-vous à utiliser ZoomPro Meeting. Pensez aux activités en présentiel que vous pouvez organiser autour de l'événement : un déjeuner, un débat avant la réunion, un dîner de groupe, une fête... ! Annoncez votre événement de groupe suffisamment à l'avance pour encourager une participation maximale.
Nous lancerons le logiciel ZoomPro Meeting une heure avant le début de l'événement, avec l'interprétation simultanée, afin de vous permettre de tester vos systèmes et de résoudre les problèmes éventuels.
Questions? N'hésitez pas à contacter l'équipe asso: [email protected]